JOEL PRO

CHAPITRE 10 : LES LIVRES COMPTABLES

L’article 19 de l’Acte Uniforme OHADA rend obligatoire la tenue de certains livres et supports comptables. Il s’agit du livre journal, du grand livre, de la balance générale et du livre d’inventaire qui seront successivement abordés dans ce chapitre. Mais avant d’aborder l’étude de ces documents, il est important de voir les prescriptions légales sur la tenue de ces livres.

I – LES PRESCRIPTIONS LEGALES

L’acte uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises, à travers l’article 19 énumère les obligations comptables du commerçant :

- Le commerçant, personne physique ou morale, doit tenir un journal qui enregistre au jour le jour ses opérations commerciales ;

- Il doit tenir un grand livre et un livre d’inventaire ;

- Il doit établir une balance générale récapitulative.
L’article 24 précise que le journal et le livre d’inventaire doivent être côtés et paraphés par une autorité compétente déléguée à cet effet. Ces livres doivent être tenus sans blanc, ni altération d’aucune sorte.
Toute correction d’erreur s’effectue exclusivement par inscription en négatif des éléments erronés. L’enregistrement exact est ensuite opéré.
L’article 22 précise : lorsque la comptabilité est informatisée, il faut que :
- toute donnée relative à une opération enregistrée indique l’origine, le contenu et l’imputation de l’opération ;

- ces données soient restituées sur papier ou sous une forme directement intelligible ;

- l’enregistrement soit validé dans un délai d’un mois afin de le rendre irréversible et d’éviter toute addition ou modification de données ;

- la chronologie des opérations soit figée par une procédure de clôture informatique au moins trimestrielle ;

- l’organisation comptable soit faite de telle sorte que le contrôle soit possible ;

- chaque enregistrement s’appuie sur une pièce justificative établie sur papier.
L’article 24 précise que : les livres comptables ou les documents qui en tiennent lieu, ainsi que les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.

II – LA TENUE DES LIVRES

2.1. Le livre journal

2.1.1. Définition
Le journal est un document (registre) dans lequel sont enregistrées quotidiennement et chronologiquement les opérations sans blanc, sans surcharge, bref sans altération d’aucune sorte.
Le journal doit être conservé au moins pendant 10 ans après la date du dernier enregistrement.

2.1.2. Utilité du journal
La tenue du journal permet :
- de répondre à une exigence légale ; - de faire l’analyse comptable de l’opération en indiquant le ou les comptes débités, le ou les comptes crédités ; - d’éviter les erreurs et les fraudes ; - de vérifier le respect du principe de la partie double.

2.1.3. Présentation du journal
Le journal se présente sous la forme d’un registre conçu comportant sur chaque page, de gauche à droite :
- une marge ; - deux colonnes devant recevoir les numéros des comptes mouvementés (débit et crédit) ;

- un espace assez important pour la date, les intitulés des comptes mouvementés, le libellé de l’opération ;

- deux colonnes de sommes (débit et crédit).
Chaque fait comptable est enregistré sous la forme d’un article ou écriture. Dans chaque article, la partie double doit être respectée.

2.1.4. Rédaction du journal
Marge N° compte N° compte Date Montant Montant Débité crédité débité crédité (Nom cpte débité) (Nom cpte crédité) (Libellé de l’opération)
N.B. : Un article du journal peut être simple ou composé.

- Un article simple est un article dans lequel un seul compte est débité et un seul compte crédité. - Un article composé est un article dans lequel plusieurs comptes sont débités et/ou crédités.
Application : L’entreprise SODIP a réalisé les opérations suivantes au cours du mois de décembre de l’année N.
05/12/N versement d’espèces en banque 500 000 F 10/12/N vente de marchandises 700 000 F. règlement 200 000 F en espèces et 500 000 F par chèque. 15/12/N achat marchandises à crédit 125 000 F 15/12/N règlement du client en espèces 50 000 F
Travail demandé :
Enregistrer ces opérations au journal de l’entreprise SODIP.

Solution :
05/12/N
       521 Banques locales 500 000 571    Caisse 500 000 suivant avis de crédit n°
10/12/N
       521 Banques locales 500 000       571 Caisse 200 000 701    Ventes marchandises 700 000 D’après facture n°
15/12/N       601 Achat marchandises 125 000 401    Fournisseurs 125 000 Suivant facture n°
d°
       571 Caisse 50 000 411    Clients 50 000 PC n°…, règlement client

2.1.5. Contrôle fourni par le journal
A la fin de chaque page du journal, on totalise les montants des colonnes débit et crédit pour s’assurer que l’égalité fondamentale total débit = total crédit est bien respectée, puisque les opérations sont analysées en respectant le principe de la partie double. On dit que le journal fournit le contrôle arithmétique de la comptabilité.

2.2. Le grand livre (GL)

2.2.1. Définition
C’est l’ensemble de tous les comptes ouverts dans l’entreprise. On y reporte les différents mouvements de l’exercice à partir des enregistrements faits au journal. Les tracés des comptes sont ceux étudiés précédemment.

2.2.2. Forme du grand livre
Le grand livre peut revêtir la forme :
- d’un registre cousu ;

- d’un ensemble de feuillets mobiles ;

- d’un bac à fiches.

· Grand livre en registre cousu

Les comptes y sont tenus à livres ouvert ou à livre fermé. Le maniement d’un tel registre est difficile lorsque les comptes sont nombreux. De plus, le classement des comptes y est souvent déréglé du fait qu’il est pratiquement impossible de prévenir à l’avance le nombre de comptes à ouvrir.
Chaque compte comporte un nombre de pages fixé à l’avance ; il est donc nécessaire d’ouvrir un nouveau registre chaque fois que les pages d’un compte sont épuisées.
· Grand livre en feuillets mobiles
Chaque compte est tenu sur un feuillet indépendant. Tous les comptes sont réunis dans une reliure démontable.
Un tel grand livre est plus maniable : les adjonctions de comptes et de pages sont aisément réalisées.
· Grand livre sur fiches
Chaque compte est tenu sur une fiche. Toutes les fiches sont rassemblées dans un bac à fiches ou fichier.

2.2.3. Report du journal au grand livre

Application : 03/12 achat de marchandises à crédit 500 000 F 10/12 règlement fournisseur pour l’achat du 03/12 : 200 000 en espèces, 300 000 F par chèque 15/12 vente de marchandises à crédit 250 000 F 20/12 retrait de la banque pour la caisse 300 000 F
Travail à faire : 1) Enregistrer les opérations au journal 2) présenter le grand livre

1. Solution :
03/12/N
       601 Achats de marchandises 500 000 401    Fournisseurs 500 000 Facture n° A……
10/12/N
       401 Fournisseurs 500 000 521    Banques locales 300 000 571    Caisse 200 000 Règlement fournisseurs
15/12/N       411 Clients 250 000 701    Ventes de marchandises 250 000 Règlement facture n° ….
20/12/N
       571 Caisse 300 000 521    banques locales 300 000 Suivant avis de débit n°…

2. Présentation du grand livre (compte en T)
D   601 achats Marchandises    C D   401 Fournisseurs    C    D   411 Clients        C
500 000 500 000 500 000 250 000 SD : 500 000 SD : 250 000
500 000       500 000 250 000       250 000
D        521 Banques C D          571 Caisse        C    D 701 ventes m’dises     C
300 000 300 000      200 000     250 000 300 000 SC : 600 000         S D : 100 000     SD : 250 000
       6 00 000 600 000 300 000      300 000           250 000      250 000

2.3. La balance

2.3.1. Définition La balance est un tableau récapitulatif à un moment donné de tous les comptes de l’entreprise ; leurs mouvements débit et crédit depuis le début de la période ; leurs soldes au moment de l’établissement de cette balance.

2.3.2. Rôle de la balanceLa balance a pour but :

- de vérifier que toutes les sommes figurant au journal ont été reportées sans erreur dans les comptes du grand livre ;

- de donner, à intervalles de temps réguliers, la situation générale de l’entreprise.

2.3.3. Etablissement de la balance

Pour établir la balance, il y a lieu de suivre la procédure suivante :

- additionner au crayon les sommes des débits puis celles des crédits de chaque compte du grand livre ;

- après avoir inscrit sur la balance dans l’ordre du plan comptable les numéros des comptes et leurs intitulés, on reporte pour chaque compte le total des débits et le total des crédits dans les colonnes appropriées ;

- on tire le solde du compte sur la balance et on l’inscrit dans la colonne appropriée ;

- on additionne les colonnes des sommes de la balance.

2.3.4. Tracé de la balance
On distingue :
· La balance à 4 colonnes
N° des comptes Intitulés sommes Soldes D C D C
D = C D = C
· La balance à 6 colonnes
N° comptes
Intitulés Soldes d’ouverture
Mouvements Soldes de clôture
D C D C D C
D = C D = C D = C

2.3.5. Processus comptable conduisant à la balance
Journal
Documents de base
Précomptabilisation
Balance N° Cpte Intitulés Sommes Soldes D C D C

2.3.6. Contrôles fournis par la balance
Une balance exacte fait apparaître les égalités suivantes :
- égalité des totaux des colonnes débits et crédits ; - égalité total mouvement débits = total mouvements crédits ; - égalité des totaux débits et crédits de la balance avec ceux du journal ; - égalité des totaux des colonnes « soldes débiteurs » et « soldes créditeurs » de la balance.

Application :
L’entreprise ETAME réalise au cours du mois de janvier les opérations suivantes :
05/01 ETAME apporte 5 000 000 F qu’il verse en banque 07/01 achat de marchandises par chèque 100 000 F 12/01 retrait de la banque pour la caisse 300 000 F 20/01 vente de marchandises en espèces 75 000 F 22/01 achat marchandises à crédit 200 000 F 23/01 vente marchandises à crédit 300 000 F au client ALI 26/01 le client ALI nous envoie un chèque de 250 000 F
Travail à faire : 1) Présenter l’analyse comptable de ces opérations 2) Faites le report dans le grand livre 3) présenter la balance à 4 colonnes.
Journal Grand livre D C

Solution :

1) Analyse comptable des opérations
D C 05/01 521 Banques locales 5 000 000 103 Capital personnel 5 000 000 Apport de l’exploitant 07/01 601 Achats de marchandises 100 000 521 Banques locales 100 000 Chèque n°…….. 12/01 571 Caisse 300 000 521 Banques locales 300 000 Suivant avis de débit n° …… 20/01 571 Caisse 75 000 701 Ventes de marchandises 75 000 Règlement facture n°… 22/01 601 Achats de marchandises 200 000 401 Fournisseurs 200 000 Fournisseur, S/facture n° …. 23/01 411 Clients 300 000 701 Vente de marchandises 300 000 Règlement facture n° …. 26/01 521 Banques locales 250 000 411 Clients 250 000 Règlement du client ALI Total 6 225 000 6 225 000

2) Report dans le grand livre
D     521 Banques locales        C D   601 Achats m’dises     C     D     103 Capital per       C
5 000 000 100 000 100 000   250 000 300 000 200 000 5 000 000
5 250 000 400 000 300 000
D     571 Caisse C D 701 Ventes m’dises     C    D    401 Fournisseurs      C
   300 000 75 000 200 000     75 000 300 000
   375 000 375 000
D          411 Clients              C
    300 000   250 000

3) Présentation de la balance
Sommes SoldesN° comptes Intitulés Débit Crédit Débit Crédit 103 401 411 521 571 601 701 Capital personnel Fournisseurs Clients Banques locales Caisse Achats de marchandises Ventes de marchandises 300 000 5 250 000 375 000 300 000 5 000 000 200 000 250 000 400 000 375 000 50 000 4 850 000 375 000 300 000 5 000 000 200 000 375 000 Total 6 225 000 6 225 000 5 575 000 5 575 000

2.4. Le livre d’inventaire
Le livre d’inventaire est un document sur lequel sont transcrits le bilan et le compte de résultat de chaque exercice, ainsi que le résumé de l’opération d’inventaire.

EXERCICES

1. Le Journal
Enregistrer, dans le journal de Monsieur ROMAIN, les opérations de la quinzaine de janvier. Totaliser ensuite le journal.
2 janvier Apport de M Romain déposé à la banque pour financer son entreprise 6 000 000 3 janvier Achat de marchandises réglé par chèque N° 105, facture N° A40 1 000 000 4 janvier Payé par chèque N° 106 le loyer du magasin (quittance N° 1) 177 200 6 janvier Achat à crédit caisse enregistreuse (facture N° 417) 250 800 8 janvier Vente de marchandises de la semaine : - encaissée en espèces (bande caisse N° 1) 64 000 - encaissée par chèque (facture N° v32 à v38) 378 200 12 janvier Achat à crédit d’une camionnette (facture N° 2 749) 2 457 400 14 janvier Envoyé le chèque N° 107 en règlement du 1er versement sur l’achat de la caisse enregistreuse. 500 000

2. Les comptes
Présenter le grand-livre de M Romain à la fin de la première quinzaine de janvier (voir exercice précédent).Reproduire les comptes sous forme schématique.

3. La balance Présenter la balance des comptes établie par M Romain le 15 janvier (voir exercice 1 et 2).

4. Compléter la balance ci-dessous dont les numéros de comptes sont uniformément à cinq chiffres en raison des contraintes Imposées par un logiciel.
sommes SoldesN° des Comptes Intitulés DEBIT CREDIT débiteur créditeur 10100 …………… ……………. 21830 ………….. 37100 ………… 41100 ……….. 53000 60700 ………. 62400 ……….. 63000 ………… ………………….. Emprunts Constructions …………………………………….. Mobilier …………………………………….. Fournisseurs …………………………………….. Crédit Lyonnais …………………………………….. …………………………………….. Locations …………………………………….. Frais Postaux …………………………………….. Ventes de marchandises ……………….. 52 000 ………………… ………………… ………………… 27 600 38 700 2 000 29 000 13 500 800 1 250 ……………….. 100 000 20 000 38 000 15 000 15 000 1 500 37 800 ………………… ………………… 15 000 18 000 …………………. …………………. ………………… ………………… ………………….. …………………. …………………. 250 ……………….. ………………. 24 500 ………………… TOTAL ……………….. ………………… …………………. …………………
100

5. Le 1er juin M. Bruno crée une entreprise commerciale en apportant 5 000 000 F déposés à la banque et 1 000 000 F déposés dans la caisse. Il a effectué les opérations suivantes au cours du mois de juin :
04-juin Achat de marchandises à crédit (facture 42) 426 900 05-juin Achat de papier et d’enveloppes payé en espèces (facture 87, pièce de caisse1) 41 600 06-juin Payé par chèque 940 le loyer du local commercial 262 000 11-juin Achat de marchandises payé par chèque 941 (facture2532) 513 100 12-juin Vente de marchandises : à crédit (facture v37) 208 700 au comptant en espèces( pièce de caisse2) 116 200 au comptant par chèque (facture v38) 243 900 13 juin Payé en espèces le lavage des vitres du local (facture 272, pièces de caisse 3) 4 400 15 juin Achat d’une machine à calculé reglé par chèque 942 (facture 249) 57 400 17 juin Payé par chèque 943 la prime d’assurance incendie 176 000 19 juin Vente de marchandises à crédit (facture v 39) 164 900 20 juin Achat en espèces de timbre- poste (pièces de caisse 4) 50 000 23 juin Achat de marchandises à crédit (facture 9869) 284 600 25 juin Vente de marchandises au comptant encaissé par chèque déposé à la banque (facture v40) 937 500

TRAVAIL A FAIRE :

1- Enregistrer dans le journal les opérations ci dessus 2- Présenter le grand livre (des comptes schématiques) 3- Présenter la balance des comptes au 30 juin 4- Présenter le bilan arrêté au 30 juin et calculer le résultat.