CHAPITRE 3 : ORGANISATION DE L’ENTREPRISE

 

                   Objectifs spécifiques :

• Présenter les modes d’organisation interne de l’entreprise ;
• Distinguer les relations formelles et informelles…

Introduction

            L’homme est sans doute, la dimension la plus importante de l’entreprise, en ce sens que ce sont les hommes qui pensent, actionnent les machines et organisent le travail. Il va donc falloir organiser ces hommes de la manière la plus efficiente possible, afin que chacun sache exactement quel est  son rôle et à qui il doit rendre compte. L’entreprise a donc besoin d’une structure qui répond à la question suivante : qui fait quoi et est responsable de quoi ?

              I- Fonctions et services

1. Les fonctions

C’est le regroupement de plusieurs tâches. Les fonctions de l’entreprise sont donc des missions diverses qu’elle doit remplir.

            Dans une entreprise, les fonctions principales dépendent de l’évolution économique, de la nature de l’activité, de la taille de l’entreprise. Généralement on distingue :

• La fonction approvisionnement : c’est l’ensemble des opérations qui mettent à la disposition de l’entreprise tous les produits dont elle a besoin et qu’elle doit se procurer à l’extérieur
• La fonction technique : elle correspond à l’activité de production est recouvre les opérations d’études, de méthodes, de fabrication et de contrôle technique…
• La fonction vente : elle s’occupe de l’écoulement des produits  sur le marché
• La fonction financière : elle recherche et gère les capitaux
• La fonction administrative : elle s’occupe de :

                                          ► La prévision (structuré l’avenir et dresser le programme d’actions)

                                          ► L’organisation (munir l’entreprise de tout ce qui est utile à son fonctionnement)

                                          ► Commandement (faire fonctionner le personnel)

                                          ► Coordination (relier tous les efforts pour garantir l’efficacité)

                                          ► Contrôle (veiller conformément aux ordres donnés)

• La fonction de sécurité : elle s’occupe de la protection des biens et des personnes
• La fonction comptable : elle traduit l’activité de l’entreprise sous forme chiffrée, inventaire, bilan, prix de revient, bénéfices, statistiques …

 

   2- Les services

L’exercice d’une fonction est assuré par un ou plusieurs services. Un service est un groupement de personnes exerçant certaines activités sous l’autorité d’un responsable alors la fonction est un groupement de moyens

   II- Structure de l’entreprise

              A- Définition de la structure

La structure est la manière de repartie les tâches et ensuite d’en assurer la coordination afin d’atteindre un même objectif.

Un bonne structure doit être souple, adaptable aux nouvelles situations de l’environnement de l’entreprise, définir sans ambiguïté les attributions et les rôles de chacun.

Une mauvaise structure se caractérise au contraire par son manque de souplesse résultant souvent d’un grand nombre de niveaux hiérarchiques. La structure de l’entreprise peut évoluer à long terme si l’entreprise se développe en réalisant les investissements nouveaux et en recrutant du nouveau personnel.

             B- Les principaux types de structures organisationnelles

Le principe d’organisation peut se faire selon un critère de hiérarchie préconisée par Henry FAYOL, selon un critère de compétence préconisée par TAYLOR ou regroupant les deux précédents préconisée par SLOAN SNOBBS.

1. Henry FAYOL et la structure hiérarchique linéaire (line)

Henry FAYOL a fondé en 1917, les principes d’organisation générale basée sur la hiérarchie. Aujourd’hui encore, un grand nombre d’entreprises expérimentent son principe.

Ici le chef a le pouvoir de décider et de donner des ordres à ses subordonnés qui doivent obéir et lui rendre compte. L’organisation peut comporter plusieurs niveaux hiérarchiques mais le principe de l’unité de commandement est respecté à la lettre à savoir que chaque travailleur reçoit l’ordre d’un seul et unique chef.

A

 

B1

B2

 

C1

C2

C3

C4

C5

C6

 

D1

D2

D3

D4

 

            Cette structure présente des avantages et des inconvénients :

1. Avantages

• La communication est facile ;
• La surveillance est garantie ;
• Pas de conflits entre les autorités ;
• Détermination rapide des relations de subordination ;
• Discipline due à l’unité de commandement
• Simple et facile à appliquer…

        b- Inconvénients 

• Structure rigide (qui impose des règles) ;
• Mauvaise circulation de l’information ;
• Absence de coordination entre les services ;
• Aucune possibilité d’initiative pour les subordonnés ;
• Absence de spécialité fonctionnelle…

2- Frederick TAYLOR et la structure fonctionnelle axée sur la compétence (staff)

Ici, le principe d’organisation est simple à première vue, l’ouvrier fait ce que ses chefs pensent ou décident. Il dépend ainsi d’une pluralité d’experts (spécialistes). A la différence de la structure hiérarchique, il n’y a pas d’unité de commandement. Les travaux sont décomposés en fonctions élémentaires exercés par les chefs spécialistes. Le principe d’organisation est donc basé sur la multiplicité de commandement à savoir que chaque ouvrier est sous l’autorité de plusieurs chefs.

B1

B2

 

 

C1

C2

C3

C4

Cette structure présente également des avantages et des inconvénients :

1. Avantages

• La communication est rapide ;
• La gestion de l’entreprise est à long terme ;
• Les chefs sont compétents et connaissent mieux leur travail ;
• Utilisation des spécialistes pour répondre à la complexité des problèmes …

        b- Inconvénients

• Possibilité de conflits du fait de la pluralité des chefs ;
• Les ouvriers courent également le risque de recevoir des ordres contradictoires ;
• Dilution (dispersion) des responsabilités…

 

3- SLOAN SNOBBS et la structure hiérarchico-fonctionnelle ou mixte ou staff and line

Cette structure est basée sur le principe de la double ligne, c’est-à-dire qu’elle prend en compte le critère hiérarchique et le critère de compétence. Autrement dit, le chef commande directement tous ses subordonnés et est aidé dans ses décisions par des spécialistes qui ne donnent pas des ordres. On retrouve donc dans cette structure, deux catégories de personnel :

• La ligne hiérarchique : ceux qui ont le pouvoir de décider et le commandement en raison de leur position hiérarchique
• La ligne conseil : ceux qui conseillent en raison de leur compétence dans les domaines bien déterminés

 

 

 

 

 

 

C1

C2

C3

C4

 

            B1 et B2 sont des conseillers (position fonctionnelle), A est le chef hiérarchique de C1, C2, C3 et C4 (position hiérarchique)

            La structure hiérarchico-fonctionnelle comporte aussi des avantages et des inconvénients

1. Avantages

• Cumule davantage de l’unité de commandement et de la spécialisation ;
• Gestion simultanée à long terme par les fonctionnels et à court terme par les opérationnels ;
• Les décisions du chef sont éclairées par les analyses de spécialistes…

        b- Limites

• Risque de conflits entre les deux catégories de personnes ;
• Alourdissement des coûts…

     III- L’organigramme de l’entreprise

                    A- Définition

L’organigramme est une représentation graphique ou schématique de la structure interne d’une entreprise ou d’un service à un moment donné. C’est donc un instrument permettant de visualiser une structure et son fonctionnement.

                   B- Rôle de l’organigramme

Il indique :

• La répartition des tâches entre les services ;
• Le niveau hiérarchique des différents responsables ;
• Les liaisons hiérarchiques ou fonctionnelles entre les services…

Il répond à un triple besoin :

• L’information du personnel et des tiers.
• Le diagnostic car l’organigramme permet d’étudier les structures, les liaisons, les procédures et d’en faire l’analyse critique afin de déceler les déficiences et de proposer des solutions.
• La prévision des services à créer ainsi que les postes de travail. Ceci dit donc, l’organigramme est un instrument évolutif.

                    C- Les limites de l’organigramme

• Il ne peut traduire intégralement la complexité des relations qui existent dans l’entreprise ;
• Il présente un réseau de communications formelles, or l’entreprise est un groupe social dont le comportement ne peut exactement être programmé ;
• Il ne correspond pas forcement à l’organisation idéale…

                     D- Les principaux types d’organigramme

• L’organigramme en bannière ;
• L’organigramme normalisé.

    IV- Le pouvoir dans l’entreprise

1. La centralisation des pouvoirs

C’est la concentration des décisions de gestion d’administration et de contrôle entre les mains d’une seule autorité.

1. Avantages
   • Gestion facile ;
   • Contrôle facile ;
   • Commandement précis et absolu ;
   • Coûts administratifs moins élevés…
2. Inconvénients 
   • Affaiblit les grandes entreprises ;
   • La transmission de l’information est lente ;
   • La prise de décision est lente ;
   • Le travail n’est pas rapide…

      2- La décentralisation des pouvoirs

Elle consiste à répartir les tâches de direction, de gestion et de contrôle entre les différents niveaux d’exécution.

1. Avantages

• Travail souple et rapide ;
• L’entreprise s’adapte au changement ;
• Meilleur rendement ;
• Personnel motivé à la vie de l’entreprise…

1. Inconvénients
   • Les décisions sont prises à plusieurs niveaux ;